GiP Sp z o.o.

Zastosowanie komputerów w hotelu oznaczało nie tylko ogromny postęp w procesie tzw. „obiegu dokumentów”, leżącym głównie w sferze zainteresowań dyrekcji i zarządów, ale wiązało się też z konkretnymi korzyściami i ułatwieniami dla szeregowych pracowników. Dla młodych kadr, rozpoczynających dziś pracę w wielkich, nowoczesnych hotelach, komputer w recepcji czy terminal POS w restauracji to zwyczajne narzędzia pracy. Właściwie nikt nawet nie próbuje sobie wyobrażać, że można byłoby pracować bez tych urządzeń, zwłaszcza w obiektach o dużej liczbie pokoi i miejsc przy stolikach. Tymczasem 20 lat temu pracownicy nie marzyli nawet o takich udogodnieniach. Co prawda w gastronomii i kasie hotelowej działały już systemy, oparte na słynnych maszynach NCR, ale ich możliwości, czy wygody obsługi, nie da się porównać z rozwiązaniami współczesnymi. Zaś część recepcyjna stanowiła wręcz białą plamę na mapie komputeryzacji hotelowego biznesu.

Tak się złożyło, że mój okres zatrudnienia w recepcji luksusowego hotelu Victoria w Warszawie (należącego wówczas do łańcucha Intercontinental Hotels Corporation) przypadał na czas informatycznego przełomu, dlatego mogłem zapoznać się z pracą w obu systemach – ręcznym i wspomaganym komputerowo. Działo się to na przełomie lat 80. i 90. poprzedniego stulecia, dlatego wiele szczegółów uległo zatarciu. Pamiętam jednak doskonale, jak pracując na stanowisku concierge (czyli „na kluczach”) niejednokrotnie myślałem o swej przyszłości i wówczas targały mną sprzeczne uczucia. Naturalnie chciałem awansować, ale jednocześnie prześladowała mnie wizja dysponenta, ślęczącego nad nocnymi obliczeniami, które rzadko kiedy udawało się przeprowadzić bezbłędnie już za pierwszym razem.

Podczas każdego nocnego dyżuru dysponent musiał wypełnić ogromny grafik hotelu, na którym wyszczególnione były wszystkie pokoje (w owym czasie w Victorii do dyspozycji gości było ok. 400 pokoi, a ze względu na ówczesny brak miejsc hotelowych w Warszawie, większość z nich była zwykle zajęta). W każdej kratce, odpowiadającej sprzedanemu pokojowi, trzeba było wpisać cenę oraz liczbę śniadań. O pomyłkę nie było trudno, zwłaszcza, że do tej czynności dysponent zabierał się około drugiej nad ranem. Potem należało podliczyć saldo dzienne, które musiało zgadzać się z saldem kasy hotelowej (każdy gość wprowadzany był przez kasjerki do systemu NCR). Do wyjątków należały sytuacje, kiedy salda były zgodne „od pierwszego strzału”. Najczęściej rozpoczynało się wówczas żmudne poszukiwanie błędu, które nierzadko przeciągało się poza nocny dyżur, kończący się o ósmej rano. Czasami dysponent siedział godzinę lub dwie dłużej na zapleczu i uzgadniał nieścisłości. Jednak grafik pokoi i uzgodnienie salda nie były jedyną zmorą nocnej zmiany. Trzeba było jeszcze przygotować kilka innych dokumentów, z których najbardziej znienawidzony był tzw. „Meldunek z działalności noclegowej hotelu”, wykonywany dla celów statystycznych.

Teoretycznie, w trakcie nocnego dyżuru obaj pracownicy recepcji mogli liczyć na 2 – 3 godzinki odpoczynku, ale w praktyce z możliwości tej korzystał zwykle tylko klucznik. Dysponent najczęściej poświęcał swój „wolny czas” na nocną buchalterię.

Moje obawy zostały jednak rozwiane wraz z wprowadzeniem do hotelu Victoria pierwszego w Polsce systemu recepcyjnego ReHot firmy GiP. Kiedy zacząłem pracować na stanowisku dysponenta, nocne procedury nikogo już nie przerażały. Saldo po prostu musiało się zgodzić, bo kasa i recepcja obsługiwane były przez ten sam system komputerowy, a czytelny grafik pokoi był jednym z kilku wydruków wykonywanych w trakcie zamknięcia doby, podobnie jak nieszczęsny „meldunek z działalności”. Rola dysponenta podczas nocnego programu ograniczyła się do uruchamiania kolejnych jego punktów oraz pilnowania, aby w drukarce raportowej nie zabrakło papieru. Praca w nocy nie stała się dzięki komputerom mniej wyczerpująca, bo jak wiadomo, organizm ludzki nie jest w stanie przywyknąć do trybu pracy „dzień-noc-dwa dni wolne”, ale przynajmniej nie była już tak bardzo stresująca. Często udawało się pod koniec „nocki” złapać parę godzin snu.

Nocny dyżur to tylko jeden z elementów pracy recepcji. Jednak gdy wspominam dawne czasy, to właśnie za znaczące ułatwienie procedury zamknięcia doby błogosławiłem komputery i tych, którzy je wprowadzili.