GiP Sp z o.o.

Opis obiektu

Obiektem jest czterogwiazdkowy hotel oferujący 130 pokoi hotelowych. Oferta hotelu skierowana jest zarówno do biznesu jak i gości indywidualnych. Hotel posiada 5 sal konferencyjnych, z szeroką ofertą konferencji i bankietów wraz z obsługą i cateringiem. W stylowej restauracji serwowane są dania kuchni polskiej oraz włoskiej. Kawiarnia oferuje wyśmienitą włoską kawę i szeroką gamę deserów natomiast w barze można napić się dobrego koniaku czy też lampki wina sprowadzonego na zamówienie z krajów Nowego Świata. W części rekreacyjnej - SPA, hotel oferuje możliwość korzystania z basenu, jacuzzi, sauny: suchej oraz mokrej. Dodatkowo gość może skorzystać z szerokiej oferty zabiegów SPA & Wellness. Część rekreacyjna zlokalizowana jest w części podziemnej hotelu – wejście na recepcję SPA jest możliwe wprost z windy hotelowej. Obsługa hotelu wykazuje się szczególną dbałością o specyficzny, kameralny klimat panujący w obiekcie. Hotel jest uczestnikiem programu stosowania aromamarketingu.

Potrzeby

Pracownicy recepcji (Front Office)

• stabilna praca systemu
• szybkie przyjęcie rezerwacji, check-in / check-out gościa wraz rozliczeniem pobytu
• szybkie fakturowanie
• prosty, intuicyjny interfejs użytkownika
• sprawna i szybka procedura zamykania doby hotelowej
• automatyczne sprawdzenie gościa w kartotece gości stałych i na czarnej liście
• szybka aktualizacja stanu pokoi (room status)
• dostęp do informacji o wyłączonych pokojach
• szybkie rozliczanie minibarów
• szybka obsługa grup i kongresów

Marketing

• rejestracja klientów i potencjalnych klientów, umów i kontaktów (elementy CRM)
• możliwość dokonywania rezerwacji przez WWW
• export danych z systemu recepcyjnego do Excela
• integracja z systemem mailowym
• możliwość tworzenia ofert dla klienta biznesowego (bankiety, konferencje)
• współpraca z infrastrukturą techniczną (telefony, zamki magnetyczne, urządzeniem room-status, pay TV, mini bary)

Dyrekcja, właściciel

• możliwość zdalnej pracy w systemie
• współpraca z systemem finansowo-księgowym
• raportowanie zarządcze dzienne i okresowe
• raportowanie statystyczne wg segmentacji sprzedaży
• informacja o efektywności obiektu
• raportowanie analityczne: analiza kosztów, analiza „wąskich gardeł” w obiekcie.

Opis rozwiązania

W hotelu wdrożono system recepcyjny firmy GiP wraz z modułem do obsługi bankietów i konferencji, moduł obsługi SPA, moduł rozliczeń minibarów oraz interfejsy do współpracy z systemem finansowo-księgowym, kluczami magnetycznymi, płatną telewizją i centralą telefoniczną. W części restauracyjnej również funkcjonuje autorskie oprogramowanie gastronomiczne co udostępnia automatyczny kredyt hotelowy gościa i współpracę Szefa Kuchni z marketingiem w zakresie receptur i realizacji cateringu bankietowo-konferencyjnego.

Rezerwacja pobytu najczęściej odbywa się telefonicznie bądź poprzez system rezerwacji internetowej. W zastosowanym rozwiązaniu obie możliwości są dostępne, przy czym wykonanie automatycznej rezerwacji internetowej może mieć miejsce poprzez własną stronę WWW hotelu jak i przez jeden z wiodących w Polsce systemów rezerwacji internetowej.

Każdy gość hotelowy po zameldowaniu się przy jednym z dwóch stanowisk recepcyjnych w hotelu otrzymuje kartę pokojową wraz z limitem kwotowym na wykorzystanie w części gastronomicznej lub rekreacyjnej. Ustalony limit jest na tyle wysoki, że bezproblemowo zapewnia obsługę bezgotówkową gościa w całym obiekcie. Karta umożliwia dostęp do windy, na właściwe piętro oraz do wytypowanego pokoju hotelowego. W każdym pokoju gość ma możliwość skorzystania z pakietu dodatkowych usług hotelu: cyfrowej telefonii, płatnej telewizji (PAY-TV), bezprzewodowego Internetu oraz minibaru. Każda z tych usług jest automatycznie rozliczana w systemie recepcyjnym. Po wejściu do pokoju hotelowego, gość witany jest komunikatem na ekranie telewizora (pełnym imieniem i nazwiskiem). Dzięki interfejsowi do telewizji pay TV, system recepcyjny przekazuje informacje o gościu do centrali systemu płatnej telewizji. W każdej chwili, gość na ekranie telewizora może wyświetlić własny rachunek hotelowy i sprawdzić aktualne naliczenia. W czasie gdy gość korzysta z atrakcji hotelu, służba pięter zajmuje się bieżącą obsługą pokoju. Informację o sprzątnięciu pokoju, pani pokojowa przekazuje do recepcji za pomocą aparatu telefonicznego ustawiając tym samym status pokoju na „sprzątnięty”. Po sprawdzeniu i uzupełnieniu minibaru, informacja o naliczeniu wartości uzupełnionego asortymentu wędruje do systemu recepcyjnego za pomocą pilota telewizyjnego.

Obsługą firm zajmuje się osoba odpowiedzialna za klientów biznesowych, oferując wynajem sal konferencyjnych, usługami tłumaczeń symultanicznych czy pełną organizacją imprez i bankietów w części oficjalnej jak i zapewnieniem rozrywki w części nieoficjalnej. Moduł obsługi konferencji jest w pełni samowystarczalny, począwszy od kartoteki stałych klientów, obszernego rejestru imprez, pełnej kalkulacji imprezy, przygotowanie i wysłanie oferty aż po pełne jej rozliczenie we współpracy z modułami recepcyjnym i gastronomicznym.

W części rekreacyjnej zainstalowano moduł SPA, pozwalający na rezerwację zasobów, planowanie zabiegów i zarządzanie stanami magazynowymi oferowanych produktów (kosmetyki, materiały pomocnicze). System obsługuje sprzedaż pakietów i ich rozliczenie na początku lub końcu pobytu. Jako element zintegrowanego rozwiązania moduł SPA w pełni współpracuje z modułami recepcyjnym i gastronomicznym oferując gościowi: rozliczenie bezgotówkowe na podstawie karty, kredyt hotelowy czy wręcz zamówienie wybranych pozycji z oferty baru zlokalizowanego w innej części hotelu.

Poprzez zdalny dostęp, dyrekcja hotelu ma możliwość kontroli, raportowania oraz wglądu w każdy element systemu z każdego miejsca na świecie, w którym dostępna jest sieć Internet.

Jak widać, rozwiązanie zastosowane w hotelu jest całkowicie zintegrowane, a zastosowane moduły uzupełniają się wzajemnie zachowując funkcjonalność i płynność operacji biznesowych. Rozwiązanie jest w pełni otwarte, a jego skalowalność z pewnością zaspokoi potrzeby klienta na długie lata.